Biuletyn Informacji Publicznej
Urzędu Gminy Czernikowo

Zgłoszenia zewnętrzne

Zespół ds. obsługi zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy Czernikowo:

1. Dorota Czarnecka – koordynator;
2. Agata Tubielewicz – członek;
3. Sylwia Szczęśniak – członek.

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia

Sygnalista może przesłać zgłoszenie:

1) za pośrednictwem dedykowanej skrzynki mailowej obsługiwanych zgłoszeń sygnalista@czernikowo.pl w zaszyfrowanym pliku, hasło do pliku należy przekazać osobiście lub telefonicznie (tel. 54-287-50-01 wew.37),

2) za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Urząd Gminy Czernikowo, ul. Słowackiego 12, 87-640 Czernikowo, z dopiskiem na zewnętrznej stronie koperty „do rąk własnych, zewnętrzne zgłoszenie naruszeń prawa” lub „Zespół ds. obsługi zgłoszeń”. Przesyłki adresowane w ten sposób nie są otwierane w Biurze Podawczym Urzędu Gminy;

3) osobiście (po wcześniejszym umówieniu spotkania) do Zespołu ds. obsługi zgłoszeń, zespół dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia i protokołu.

Zgodnie z przyjętą Procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych nie przyjmuje się zgłoszeń anonimowych. Zgłoszenia anonimowe pozostaną bez rozpatrzenia i zostaną usunięte lub zniszczone.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie, w szczególności w jej rozdziale 2, o ile miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Tryb postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

• zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane i rozpatrywane przez upoważnionych pracowników do podejmowania działań  następczych,
• w ramach postępowania organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. 

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji

Jeżeli zgłoszenie zawiera dane teleadresowe organ w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia przesyła sygnaliście informację potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił odmiennie z wyraźnym wnioskiem lub organ ma uzasadnione podejrzenie, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności i tożsamości sygnalisty. Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o chronie sygnalistów.

Zasady poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych:

• Dane osobowe i informacje przetwarzane w ramach systemu zgłaszania naruszeń prawa i ich rozpatrywania podlegają ochronie poufności, w tym dane sygnalisty, osób, których dotyczy zgłoszenie, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą, a także świadków i innych osób, których dane występują w związku z realizacją Procedury.
• Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość Sygnalisty.
• Dane osobowe dotyczące Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
• Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych.
• Wszelkie przypadki nieuprawnionego ujawnienia danych osób, o których mowa w pkt 1, powinny być niezwłocznie zgłaszane inspektorowi danych osobowych, zgodnie z klauzulą informacyjną stanowiącą załącznik do Procedury zgłoszeń.
• Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze.
• Przyjmuje się, iż dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, są jako nadmiarowe usuwane w terminie 14 dni od ich pozyskania.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Obowiązek informacyjny RODO dla osób, których dane osobowe są przetwarzane
 w związku ze zgłoszeniem Sygnalisty

1. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w celu realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze tj. weryfikacji i rozpatrzenia zgłoszenia oraz ich przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym w celu weryfikacji i rozpatrzenia zgłoszenia, gdy w treści zgłoszenia będą znajdowały się lub zaistnieje konieczność przetwarzania danych szczególnej kategorii (pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne, dotyczące stanu zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej).
2. W związku ze zgłoszeniem administrator może przetwarzać Państwa dane osobowe zwykłe, ale także szczególne kategorie danych osobowych w przypadku gdy znajdą się one w treści zgłoszenia przekazanego przez Sygnalistę.
3. Państwa dane osobowe mogą zostać ujawnione, przekazane i udostępnione wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Państwa dane osobowe mogą zostać także przekazane podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie administratora tzw. podmiotom przetwarzającym, są nimi np.: podmioty świadczące usługi informatyczne i inne, jednakże przekazanie Państwa danych nastąpić może tylko wtedy, gdy zapewnią one odpowiednią ochronę Państwa praw.
4. Państwa dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla spraw. 
5. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora posiadają Państwo prawo do:
   1. dostępu do treści danych, z wyjątkiem informacji o źródle pochodzenia Państwa danych osobowych, chyba że sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swoich danych. 
   2. sprostowania danych;
   3. usunięcia danych jeżeli:
      • dane osobowe przestaną być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane;
      • dane są przetwarzane niezgodnie z prawem;
   4. ograniczenia przetwarzania danych  jeżeli:
      1. kwestionujecie Państwo prawidłowość danych osobowych;
      2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
      3. administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 
6. Państwa dane zostały przekazane administratorowi przez osobę zgłaszającą – Sygnalistę.
7. Przysługuje Państwu także skarga do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. 
8. Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.

Obowiązek informacyjny RODO dla osób zgłaszających (Sygnalisty) kanałem wewnętrznym naruszenia
prawa w zakresie przedmiotowym opisanym w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii

1. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w celu realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze tj. weryfikacji i rozpatrzenia zgłoszenia oraz ich przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym w celu weryfikacji i rozpatrzenia zgłoszenia, gdy w jego treści będą znajdowały się lub zaistnieje konieczność przetwarzania danych szczególnej kategorii (pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne, dotyczące stanu zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej).
2. Administrator jest zobowiązany do zachowania w poufności danych osobowych sygnalisty, chyba że wyrazi on zgodę na ich ujawnienie. Dane sygnalisty podlegają ujawnieniu wyłącznie gdy jest to koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony, o takim ujawnieniu sygnalista musi zostać powiadomiony. Dane osobowe mogą zostać także przekazane podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie administratora tzw. podmiotom przetwarzającym, są nimi np.: podmioty świadczące usługi informatyczne i inne, jednakże przekazanie danych nastąpić może tylko wtedy, gdy zapewnią one odpowiednią ochronę praw.
3. Państwa dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla spraw.
4. W związku ze złożonym zgłoszeniem posiadają Państwo prawo do:
   1. dostępu do treści danych,
   2. sprostowania danych;
   3. usunięcia danych;
   4. ograniczenia przetwarzania danych  jeżeli:
      1. Państwo, kwestionują prawidłowość danych osobowych;
      2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
      3. administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
      4. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;
   5. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych - ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, w przypadku gdy uznają, że przetwarzanie ich danych osobowych  narusza przepisy RODO
5. Podanie danych jest wymogiem określonym w ustawie. Jeżeli odmówicie Państwo podania danych lub podacie  nieprawidłowe dane, administrator nie będzie mógł zrealizować celu do jakiego zobowiązują go przepisy prawa.
6. Dane osobowe przetwarzane przez administratora w ramach rozpatrywania zgłoszenia nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
7. Dane nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

• Przez działania następcze należy rozumieć działanie podjęte przez organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych i inne.  
• Koordynator, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, przekazuje sygnaliście na adres do kontaktu informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań lub o przyczynach niepodjęcia działań następczych.
• W szczególnie skomplikowanych przypadkach Koordynator przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty  przed upływem terminu, o którym  mowa w pkt. 2.
• W przypadku niepodania przez sygnalistę adresu do kontaktu obowiązek, o którym mowa w pkt. 2, nie jest realizowany.

Środki ochrony prawnej i służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

• Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
• Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
• Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, można skorzystać z poufnej porady upoważnionego pracownika. W tym celu prosimy skorzystać z danych kontaktowych Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń pod nr tel. 54-287-50-01 wew. 37.

Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów

• Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
• W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w pkt 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
• Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Zachęcenie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych
Zachęca się do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych u pracodawcy, u którego doszło do naruszenia prawa, szczególnie wtedy, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu - przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może zgłosić się  każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl.
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.
Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym.
Link do strony: https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich 

Wzór formularza zgłoszenia naruszenia dostępny na poniższych stronach:

• Procedura zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy Czernikowo (Zarządzenie Wójta Gminy Czernikowo)
• Procedura zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych (uchwała Rady Gminy Czernikowo)